Berbagi Ilmu

PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK

Terdapat beberapa pengertian mengenai manajemen proyek. Berikut adalah pengertian-pengertian manajemen proyek :

Ilmu manajemen proyek termasuk disiplin ilmu manajemen, yaitu pengetahuan untuk mengelola suatu kegiatan. Dalam hal ini kegiatan tersebut bersifat spesifik, yaitu berbentuk proyek.
Sebagai ilmu manajemen, profesi manajemen proyek berkaitan erat dengan fungsi merencanakan, memimpin, mengorganisir, dan mengendalikan berbagai kegiatan proyek yang sering kali sarat dengan kandungan disiplin ilmu arsitektur, engineering, akuntansi, keuangan, dan lain-lain.
Konsep manajemen proyek merupakan buah pemikiran tentang manajemen yang ditujukan untuk mengelola kegiatan yang berbentuk proyek.
Perumusannya disusun sedemikian rupa sehingga dapat menghadapi dan mengakomodir perilaku dan dinamika yang melekat pada kegiatan proyek.

Dari pengertian-pengertian tersebut, maka dapat penulis simpulkan bahwa manajemen proyek adalah langkah-langkah mengenai bagaimana mengelola suatu kegiatan secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu.

PROSES-PROSES MANAJEMEN PROYEK

Suatu kegiatan pasti memerlukan proses dalam mencapai tujuannya. Sebagai seorang manajer, sangat perlu untuk mendayagunakan semua sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Terdapat tiga istilah yang paling sering digunakan dalam manajemen suatu proyek. Yaitu: fungsi, proses atau praktik. Fungsi menunjuk pada kegunaan, proses menunjuk pada rangkaian kegiatan, dan praktik menunjuk pada kegiatan yang dilaksanakan oleh seorang manajer.

Sebagai suatu proses, manajemen mengenal suatu urutan pelaksanaan yang logis dan sistematis, yang menggambarkan bahwa ada tindakan-tindakan manajemen semata-mata diarahkan pada pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Karena penetapan tujuan merupakan tindakan manajemen yang pertama, kemudian diikuti tindakan perencanaan (planning), organisasi (organizing), koordinasi (coordinating), pelaksanaan (actuating), pengawasan dan pengendalian (controlling) dengan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara efisien dan efektif.

Proses dalam suatu manajemen meliputi banyak aspek. Pendapat yang beragampun turut dikemukakan oleh para ahli manajemen, akan tetapi pada dasarnya pendapat-pendapat tersebut memiliki kesamaan inti mengenai rangkaian proses manajemen. Menurut Henry Fayol meliputi: planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), commanding (komando), coordinating (pengkoordinasian ), dan controlling (pengawasan), GR Terry: planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating & controlling (pelaksanaan dan pengawasan). LH Gulick: planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staffing (pembagian staff), directing (perintah), coordinating (pengkoordinasian), reporting & budgeting (pelaporan dan penganggaran belanja). Koontz O Donnell: planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staffing leading (pemimpin), & controlling (pengawasan).

Tindakan-tindakan tersebut pada dasarnya merupakan fungsi dari manajemen. Oleh karena itu, jika diilustrasikan sebagai input, proses dan output maka akan diperoleh bahwa :

Sumber daya yang tersedia merupakan input
Fungsi-fungsi manajemen merupakan proses, dan
Tujuan merupakan output

Jika digambarkan dalam bentuk bagan, maka :

Fungsi-fungsi manajemen diibaratkan sebagai perangkat lunak (software), manajer sebagai pengendali atau brainware, dan perangkat-perangkat pendukungnya merupakan perangkat kerasnya. Berikut ini adalah uraian umum mengenai fungsi-fungsi dari manajemen proyek.

Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan merupakan suatu tindakan pengambilan keputusan yang mengandung data dan informasi, maupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan akan dilakukan pada masa mendatang. Perencanaan sangat penting bagi suatu proyek, karena melibatkan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Sehingga akan ada proses-proses lain pada bagian perencanaan ini. Akan tetapi, proses-proses didalam tahap perencanaan ini tidak berarti harus sepadan dengan lingkup proyek dan kegunaan dari informasi yang dikembangkan. Karena, perencanaan merupakan upaya yang berkelanjutan dalam suatu proyek. Tindakan-tindakan yang harus dilakukan pada proses perencanaan ini adalah sebagai berikut :

Menetapkan tujuan dan sasaran proyek. Tujuan merupakan langkah pertama dalam suatu manajemen proyek, dengan adanya tujuan yang pasti maka langkah-langkah yang harus diambil selanjutnya akan lebih mudah untuk ditetapkan.
Menganalisis kendala dan resiko yang mungkin terjadi untuk seluruh proyek ataupun per bagian-bagian dari rencana. Suatu resiko dari suatu proyek juga perlu diperhitungkan untuk meminimalisir kesalahan dalam kegiatan dan tujuan dapat segera dicapai.
Menetapkan penggunaan sumber daya. Sumber daya merupakan perangkat penentu dalam suatu proyek, jika sumber daya tidak dipikirkan secara matang, maka akan berpotensi menimbulkan kesalahan-kesalahan dalam proyek.
Menyusun rencana induk jangka pendek. Hal ini berfungsi sebagai acuan atau aturan main yang harus dilaksanakan dalam jangka pendek guna menunjang kelancaran suatu proyek.
Menyumbangkan strategi dan prosedur operasi. Strategi dan prosedur operasi ini berfungsi sebagai pedoman bagi sumber daya manusia yang melaksanakan suatu proyek. Dengan adanya strategi yang tepat dan prosedur operasi yang benar maka kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan suatu proyek dapat diminimalisir adanya.
Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan. Jumlah biaya suatu proyek juga perlu direncanakan di awal. Sebisa mungkin penggunaan dana diefektifkan agar tidak terjadi pemborosan. Suatu proyek juga harus memiliki standar kualitas minimum yang harus dicapai. Hal ini berfungsi sebagai tolak ukur pelaksana dalam melaksanakan proyek agar menghasilkan hasil yang maksimal.
Menentukan metode dan aspek-aspek teknik yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan. Hal ini berfungsi untuk memudahkan pelaksana dalam mengambil langkah awal dalam melaksanakan proyek.

Proses-proses dari perencanaan tersebut bermanfaat sebagai alat pengawas maupun pengendali kegiatan, atau sebagai pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan, serta sebagai sarana untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan. Sehingga, tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan cara yang efektif dan efisien. Dalam perencanaan suatu proyek, perlu juga menyusun rencana-rencana cadangan (plan A-Z) untuk mengantisipasi kegagalan rencana awal.

Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian adalah proses mengatur dan memberikan pekerjaan di antara para anggota, sehingga tujuan dapat dicapai secara efektif. Selain itu, fungsi pengorganisasian juga berupa tindakan-tindakan yang berguna untuk mempersatukan kumpulan kegiatan manusia, yang mempunyai pekerjaan masing-masing yang saling berhubungan satu sama lain dengan tata cara tertentu dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka mendukung tercapainya tujuan.

Dalam praktiknya, untuk mencapai fungsi organisasi ini diperlukan pengetahuan tentang berbagai tipe organisasi, sehingga dapat dilakukan analisis terhadap penerapan jenis organisasi yang sesuai dengan proyek yang akan dilaksanakan. Tindakan-tindakan yang perlu dilakukan dalam proses pengorganisasian antara lain :

Menetapkan daftar penugasan. Hal ini berfungsi sebagai acuan bagi pelaksana mengenai apa yang harus dilakukan.
Menyusun lingkup kegiatan. Lingkup kegiatan juga perlu disusun agar proyek dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Menyusun struktur kegiatan atau Organization Breakdown Structure (OBS). Disini akan memperlihatkan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas, serta deskripsi fungsi dan tugas.
Menyusun daftar personil organisasi berikut tugas-tugasnya. Jumlah personil harus ditentukan agar pelaksanaan proyek lebih efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber daya yang ada. Tugas-tugas personil pun juga perlu dirinci agar personil tahu apa yang harus dia lakukan. Sehingga proyek dapat terlaksana dengan baik.
Menyatukan atau menggabungkan pekerjaan yang terkait. Menyatukan pekerjaan terkait ini berguna agar penggunaan sumber daya lebih efektif dan tentu saja akan menghemat waktu dan pengeluaran.
Menetapkan mekanisme koordinasi. Hal ini berfungsi agar personil pelaksana mudah dalam menerima instruksi. Dan menghindari adanya perintah ganda pada pelaksana.
Melakukan monitoring dan penyesuaian bila diperlukan. Monitoring ini berfungsi untuk mengamati kemudian mengevaluasi hasil kerja pelaksana proyek. Kemudian kesalahan pekerjaan pada hari itu tidak terulangi lagi di hari selanjutnya.

Manfaat dari fungsi organisasi ini secara keseluruhan merupakan pedoman pelaksanaan fungsi. Dimana pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab dan delegasi kewenangan terlihat jelas. Dengan pengorganisasian yang tepat, maka beban kerja juga akan lebih merata.

Koordinasi (Coordinating)

Fungsi koordinasi berupa koordinasi pelaksanaan dari suatu kegiatan. Koordinasi sangat diperlukan untuk menghindari terjadinya missed komunikasi antara pengelola dan pelaksana. Instruksi yang diberikan juga harus ringkas dan jelas dan dikomunikasikan dengan pelaksana. Jika perlu instruksi-instruksi tersebut juga diarsipkan/dibakukan. Serta, secara periodik mengadakan koordinasi dengan staffing dan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik internal maupun eksternal.

Pelaksanaan (Actuating)

Fungsi pelaksanaan merupakan beberapa tindakan yang berfungsi untuk menyelaraskan seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan kegiatan pelaksanaan, serta agar seluruh anggota organisasi dapat bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama. Tindakan-tindakan yang termasuk dalam fungsi actuating antara lain:

Mendistribusikan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. Dalam fungsi pelaksanaan ini, manajer harus menggunakan keahlian kepemimpinannya dalam pendistribusian tugas, wewenang, dan tanggung jawab. Manajer juga harus mampu mngatasi permasalahan-permasalahan dalam pelaksanaan dengan solusi yang cerdas.
Memberikan pengarahan penugasan dan motivasi. Pemberian briefing atau pengarahan berfungsi agar pelaksana proyek lebih memahami mengenai tugas dan tanggung jawabnya. Motivasi diberikan agar pelaksana lebih bersemangat dalam menyelesaikan proyek. Motivasi yang diberikan dapat berupa hadiah-hadiah atau penghargaan atas apa yang telah dilaksanakan.

Manfaat dari fungsi pelaksanaan ini adalah terciptanya keseimbangan tugas, hak dan kewajiban masing-masing bagian dalam organisasi, dalam artian beban kerja dari masing-masing bagian dalam organisasi merata dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

Pengendalian (Controlling)

Pengendalian diperlukan untuk menjamin ketercapaian tujuan organisasi. Pengendalian dapat berupa pengukuran kualitas penampilan dan penganalisaan serta pengevaluasian penampilan yang diikuti dengan tindakan perbaikan yang harus diambil terhadap penyimpangan yang terjadi (diluar batas toleransi). Tindakan-tindakan dalam fungsi pengendalian ini antara lain:

Mengukur kualitas hasil. Hal ini berguna untuk melihat apakah kualitas dari hasil sesuai dengan apa yang diharapkan. Setidaknya kualitas dari hasil tersebut telah memenuhi standar minimum kualitas yang telah ditetapkan sebelumnya.
Membandingkan hasil terhadap standar kualitas. Hal ini berfungsi untuk mengetahui apakah kualitas hasil yang telah dicapai telah memenuhi standar kualitas minimum yang telah ditetapkan.
Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi. Jika terjadi suatu penyimpangan-penyimpangan yang di luar batas toleransi maka perlu dilakukan evaluasi agar kedepannya tidak terjadi lagi penyimpangan-penyimpangan tersebut.
Memberikan saran-saran perbaikan. Saran-saran perbaikan ini biasanya diberikan stelah adanya evaluasi kegiatan. Saran perbaikan ini berguna agar pelaksanaan proyek kedepannya berjalan dengan baik sesuai dengan apa yang diharapkan.
Menyusun laporan kegiatan. Laporan kegiatan disusun guna melaporkan kepada pengelola mengenai apa yang telah dilaksanakan selama proyek dan bagaimana hasil yang telah dicapai berikut beserta pengeluaran-pengeluaran selama proyek berlangsung.

Fungsi pengendalian ini bermanfaat untuk memperkecin kemungkinan kesalahan yang terjadi, baik dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu.

Fungsi pengendalian dilaksanakan oleh semua tingkat dalam struktur organisasi, laporan-laporan kemajuan pekerjaan, dan sebagainya yang menjadi bagian dari fungsi pengendalian harus dipersiapkan secara cepat dan tepat agar bermanfaat. Laporan-laporan tersebut juga perlu disimpan sebagai referensi di masa yang akan datang sehingga tercipta suatu sistem pengarsipan secara tertib dan benar, yang meliputi format-format laporan yang baik, ketepatan waktu pembuatan laporan yang juga harus dilakukan dengan baik.

Dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen tersebut, tentu saja membutuhkan alat teknik untuk menjalankannya. Alat teknik tersebut antara lain:

Analisis Jalur Kritis, PDM, Linier Programing, Barchart
Cost Control, Kurve S
Pengendalian Kualitas

Yang paling diharapkan dalam suatu proyek adalah hasil akhir dari proyek tersebut. Hasil akhir ini merupakan tujuan dari proyek itu sendiri. Dalam rangka pencapaian hasil akhir itu sendiri selalu diusahakan pelaksanaan pengawasan mutu (quality control), pengawasan biaya (cost control), dan pengawasan waktu (time control).

Ketiga pengawasan tersebut dilakukan secara bersamaan. Ketiga pengawasan tersebut dalam perkembangannya dilakukan mulai dari tahap awal adanya kebutuhan akan proyek konstruksi sampai dengan tahap pelaksanaannya.

sumber :

supported by :